Mục đích
Mục đích của chính sách này là để thông báo cách Southside Justice xử lý và bảo vệ thông tin cá nhân.
Chính sách này áp dụng cho tất cả thông tin cá nhân được Southside Justice thu thập, lưu trữ và sử dụng. Điều này bao gồm thông tin về:
- Khách hàng và người sử dụng dịch vụ của Southside Justice, và
- Những người làm việc tại Southside Justice, bao gồm nhân viên, nhân viên được điều động, nhà thầu, sinh viên và tình nguyện viên.
Các định nghĩa
Thông tin cá nhân
Thông tin hoặc ý kiến (bao gồm thông tin hoặc ý kiến là một phần của cơ sở dữ liệu), được ghi lại dưới bất kỳ hình thức nào (dù đúng hay sai), liên quan đến một cá nhân mà danh tính của người đó có thể xác định được rõ ràng hoặc có thể xác định được một cách hợp lý thông qua thông tin hoặc ý kiến đó.
Thông tin nhạy cảm
Một loại thông tin cá nhân liên quan đến:
- Nguồn gốc chủng tộc/dân tộc
- Quan điểm chính trị/tổ chức
- Niềm tin tôn giáo hoặc triết học
- Tư cách thành viên của một hiệp hội nghề nghiệp, hiệp hội thương mại hoặc công đoàn
- Sở thích hoặc hành vi tình dục, hoặc
- Tiền án
Tuyên bố về chính sách
Southside Justice cam kết bảo vệ quyền riêng tư. Thông tin cá nhân và thông tin nhạy cảm do Southside Justice xử lý được quản lý theo các nguyên tắc bảo vệ quyền riêng tư quy định tại Đạo luật Bảo vệ Quyền riêng tư và Dữ liệu năm 2014 (Vic). Các yêu cầu khác, như bảo mật thông tin khách hàng và quyền miễn trừ pháp lý, được quản lý riêng biệt theo các nghĩa vụ nghề nghiệp pháp lý của Southside Justice.
Chúng tôi thu thập những thông tin cá nhân và nhạy cảm nào
Southside Justice chỉ thu thập những thông tin cần thiết cho chức năng hoặc hoạt động cụ thể mà chúng tôi đang thực hiện. Cách thức chính mà chúng tôi thu thập thông tin cá nhân của quý vị là khi quý vị cung cấp thông tin đó cho chúng tôi. Dưới đây là danh sách không đầy đủ các loại thông tin cá nhân mà chúng tôi có thể thu thập, bao gồm cả người sử dụng dịch vụ và nhân viên:
- Họ tên và thông tin liên hệ
- Thông tin tài chính, chẳng hạn như thu nhập hoặc các khoản trợ cấp của Centrelink, trong trường hợp cần thiết để đánh giá điều kiện đủ tiêu chuẩn sử dụng dịch vụ
- Thông tin về sức khỏe và/hoặc tình trạng khuyết tật
- Hoàn cảnh gia đình và lối sống
- Tình trạng bản sắc văn hóa, cũng như mọi rào cản về văn hóa hoặc ngôn ngữ
- Danh tính là người thổ dân và/hoặc người đảo Torres Strait để giúp chúng tôi cung cấp các dịch vụ và hỗ trợ phù hợp cho nhân viên tại nơi làm việc
- Bản dạng giới
- Tiền án và/hoặc tiền sự, trong trường hợp chúng tôi có cơ sở pháp lý để thu thập thông tin đó
- Mã định danh duy nhất, chẳng hạn như số tham chiếu khách hàng của Centrelink
- Các số nhận dạng liên quan đến thông tin cá nhân khác (mã nhận dạng duy nhất), chẳng hạn như số giấy phép lái xe hoặc số vụ án
- Hình ảnh từ camera an ninh tại văn phòng của chúng tôi
- Thông tin về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc của những người đang làm việc tại công ty chúng tôi hoặc đang ứng tuyển vào công ty chúng tôi.
Cách chúng tôi sử dụng thông tin của bạn
Các mục đích chính mà Southside Justice sử dụng thông tin của bạn là:
- Hỗ trợ giải quyết các vấn đề pháp lý và phi pháp lý
- Giới thiệu đến các dịch vụ pháp lý và phi pháp lý khác có liên quan
- Đánh giá điều kiện sử dụng dịch vụ của chúng tôi
- Trả lời các câu hỏi và giải quyết khiếu nại
- Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên
- Thực hiện các nghĩa vụ về an toàn lao động
- Trả lời các yêu cầu truy cập thông tin và các yêu cầu theo Luật Tự do Thông tin
- Hợp tác với các tổ chức thuộc khu vực công, bao gồm tòa án và hội đồng xét xử, các tổ chức cộng đồng, cơ sở cải huấn, các cơ sở y tế và chuyên gia y tế, cũng như các cơ quan chính phủ
- Thực hiện nghĩa vụ báo cáo và đánh giá chương trình
- Hãy giúp chúng tôi thiết kế các dịch vụ phù hợp.
Công bố thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân của quý vị có thể được tiết lộ trong một số trường hợp nhất định, ví dụ như:
- Khi bạn đồng ý với việc sử dụng hoặc tiết lộ; và
- Trong trường hợp pháp luật quy định hoặc cho phép.
Lưu trữ và bảo mật thông tin cá nhân
Southside Justice cam kết bảo vệ thông tin của quý vị khỏi các rủi ro như mất mát, lạm dụng, truy cập trái phép, sửa đổi, hủy hoại cố ý và tiết lộ.
Tất cả thông tin cá nhân được thu thập đều được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ đám mây của chúng tôi, trên các máy chủ đặt tại Úc. Chúng tôi duy trì quyền kiểm soát hiệu quả đối với mọi thông tin cá nhân được lưu trữ trên hệ thống đám mây của mình, và thông tin này được xử lý theo các Nguyên tắc Bảo mật của Úc.
Hầu hết thông tin cá nhân hiện đang hoặc sẽ được lưu trữ trong hồ sơ khách hàng, và chúng tôi sẽ lưu giữ các hồ sơ này trong thời gian tối thiểu là 7 năm.
Việc hủy bỏ các tệp tin
Chúng tôi áp dụng các phương pháp an toàn để tiêu hủy hồ sơ khách hàng sau 7 năm (hoặc lâu hơn trong một số trường hợp) kể từ khi hồ sơ đó được đóng lại. Trong quý đầu tiên của mỗi năm dương lịch mới, chúng tôi tiến hành rà soát việc tiêu hủy hồ sơ hàng loạt, trong đó tất cả các hồ sơ giấy và điện tử đã tồn tại từ 7 năm trở lên sẽ được rà soát và, nếu cần thiết, sẽ được tiêu hủy. Các phương pháp tiêu hủy này bao gồm:
- Xé nhỏ tài liệu giấy bằng cách sử dụng các dịch vụ tiêu hủy an toàn, và/hoặc
- Xóa vĩnh viễn các hồ sơ điện tử.
Thông tin thu thập qua trang web của chúng tôi
Chúng tôi phân tích cách thức sử dụng trang web của chúng tôi để giúp cải thiện trang web này.
Chúng tôi thực hiện điều này bằng cách thu thập các báo cáo về tình hình sử dụng từ Google Analytics. Những báo cáo này cho chúng tôi biết những trang nào được truy cập, thời gian truy cập là bao lâu, trên hệ điều hành và trình duyệt nào, cũng như từ những khu vực nào. Cơ chế hoạt động của nó dựa trên việc sử dụng “cookie”. Cookie là những tệp tin nhỏ được lưu trữ trên máy tính của bạn để giúp ghi nhớ các tùy chọn của bạn.
Chúng tôi không sử dụng thông tin này để xác định danh tính của bạn.
Chúng tôi cũng sử dụng Cloudflare Turnstile trên trang web của mình để ngăn chặn các hành vi lạm dụng tự động. Cloudflare Turnstile có thể thu thập một số thông tin từ trình duyệt của bạn trong quá trình xác minh. Để biết thêm chi tiết về cách Cloudflare xử lý dữ liệu này, vui lòng tham khảo Chính sách Bảo mật của Cloudflare Turnstile.
Các dịch vụ ẩn danh
Mặc dù tất cả người sử dụng dịch vụ đều có quyền giữ kín danh tính, điều này có thể hạn chế mức độ dịch vụ mà Southside Justice có thể cung cấp. Ví dụ, các luật sư của chúng tôi có thể cần xác định danh tính của người mà họ đang trao đổi để đưa ra lời khuyên pháp lý chính xác.
Southside Justice có thể sẽ không thể cung cấp dịch vụ nếu chúng tôi không thể xác minh danh tính của một người.
Cách truy cập và chỉnh sửa thông tin cá nhân của bạn
Quý vị có thể liên hệ với Southside Justice để yêu cầu truy cập thông tin cá nhân của mình hoặc đề nghị Southside Justice sửa chữa sai sót.
Nếu quý vị đã sử dụng dịch vụ của chúng tôi, quý vị có thể yêu cầu cung cấp bản sao các tài liệu trong hồ sơ của mình. Bước đầu tiên là liên hệ với nhân viên của Southside Justice đã hỗ trợ quý vị.
Nếu quý vị có thắc mắc hoặc khiếu nại liên quan đến quyền riêng tư
Mọi thắc mắc hoặc khiếu nại liên quan đến quyền riêng tư xin vui lòng gửi đến Giám đốc Pháp lý của Southside Justice theo địa chỉ:
Điện thoại:
(03) 7037 3200
Email
info@southsidejustice.org.au
Địa chỉ:
, 118A Carlisle Street, St Kilda, Vic 3182
Southside Justice cam kết giải quyết các khiếu nại một cách nhanh chóng và công bằng, theo đúng Chính sách xử lý khiếu nại của chúng tôi.